nota de contabilidad

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

nota crédito

se emplea –a la inversa de la nota de debito- para documentar un crédito a favor de otra persona –por lo común un cliente-, por roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precio, devoluciones o descuentos especiales o por errores de factura en virtud de los cuales el importe de esta es superior al que verdaderamente corresponde.


Requisitos o datos de la nota de crédito.
Fecha.
Nombre y domicilio de quien la emite.
Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende.
Numero de la nota de crédito.
Naturaleza del crédito e importe.

Nota de débito

La nota de débito tiene por objeto contabilizar una partida a favor de un comerciante y contra otra persona, por lo general un cliente de aquel. Se utiliza cuando se han hecho gastos que debe pagar un cliente o cuando se formula un cargo por intereses a cobrar. También se emplea para rectificar algún error cometido en una factura, cuyo importe, como consecuencia de esa equivocación, resulta inferior al verdadero

Requisitos o datos de la nota de débito. Los datos que debe contener la nota de débito son estos:
Fecha
Nombre y domicilio del comerciante que la emite
Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende
Numero de la nota de débito
Naturaleza del cargo e importe

recibo de caja menor y reembolso de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.



El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.